Hải Phòng Quy trình tổ chức sự kiện đơn giản chỉ với 5 bước

Sự cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam nói chung và tại Hải Phòng nói riêng đang ngày càng gay gắt khiến các công ty tổ chức sự kiện không ngừng nâng tầm chuyên nghiệp của mình. Vậy để tổ chức được một sự kiện hoành tráng và chuyên nghiệp, thì cần phải thực hiện đầy đủ những bước nào, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.



1. Hình thành chủ đề cho sự kiện

Chủ đề của từng sự kiện có thể bị chi phối bởi các nhân tố khác nhau như: quy mô, cách thức tổ chức, ý kiến khách hàng, văn hóa vùng miền, ý kiến và năng lực cá nhân của người tổ chức… do đó, mỗi sự kiện đều có một ý tưởng khác nhau cho thích hợp với các khía cạnh đấy. Ý tưởng phải thuộc sở hữu trí tuệ của các người làm nghề và không sao chép. Tuy được phép kế thừa và học hỏi trong những chương trình nhưng việc sao chép ý tưởng là điều không nên. Vì điều đó khiến cho khách hàng thấy được sự bất lực của bạn và bạn khó có thể hợp tác với họ trong các chương trình gần tới.

>> Xem thêm thông tin tại https://goingay.vn/tin-tuc/tong-hop-cac-su-kien-noi-bat-tai-hai-phong/id-1012

2. Viết chương trình

Viết chương trình,kế hoạch chương trình sự kiện cũng như bảng báo giá, dự trù chi phí gửi tới cho khách hàng.Khâu này quyết định bạn có thể kí được hợp đồng hay ko. Chương trình sẽ được gửi tới khách hàng cùng với báo giá cụ thể. Nếu là chương trình có đấu thầu thì đây cũng chính là thủ tục dự thầu của đơn vị bạn. Cho nên, mỗi công ty đều đầu tư cho kịch bản chương trình rất tỉ mỉ nhằm giành hợp đồng về đơn vị mình. thông thường với các công ty tổ chức sự kiện nhiều năm kinh nghiệm đây là bước rất quan trọng để tạo nên thành công của sự kiện.



3. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát

Dựa vào bảng phân công trước đấy, các bộ phận sẽ bắt tay vào khâu thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch sẵn có. Mọi công việc sẽ được diễn ra dựa trên sự giám sát chặt chẽ của các trưởng bộ phận và trưởng ban tổ chức chương trình. Trong công đoạn thực thi, trong trường hợp có bất kì vấn đề gì trong khâu tổ chức, các bộ phận nhanh chóng báo cho trưởng ban để xử lý kịp thời

4. Theo dõi tiến trình sự kiện

Trong quá trình diễn sự kiện luôn có các trưởng bộ phận điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Nếu có phát sinh ngoài dự kiến của chương trình để được giải quyết ngay tại chỗ.



5. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho

Khi kết thúc sự kiện dọn dẹp tại địa điểm tổ chức sư kiện, những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng. Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để rút ra kinh nghiệm.

>> Tham khảo thêm thông tin cũng như địa điểm tổ chức sự kiện tại Hải Phòng với Công ty TNHH Đầu tư phát triển GOINGAY

Công ty TNHH Đầu tư phát triển GOINGAY

Trụ sở chính: Số 3/159 Lạch Tray, quận Ngô Quyền, Hải Phòng

Hotline: 0934 234 479

Email: lienhe.goingay@gmail.com