Toàn quốc Dự toán chi phí và những điều cần nắm

Trong môi trường kinh doanh, việc lập dự toán chi phí là một phần quan trọng của quá trình quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp. Dự toán chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp dự đoán và điều chỉnh nguồn lực tài chính một cách hiệu quả mà còn là cơ sở để định hình chiến lược kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về dự toán chi phí và những điều cần nắm để thực hiện nó một cách hiệu quả.



TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN CHI PHÍ
Dự toán chi phí hay Cost Estimate là việc ước lượng chi phí sản xuất của một công việc hoặc chi phí thực hiện một kế hoạch sản xuất trước khi đưa vào sản xuất thực tế hay dự đoán giá của một sản phẩm trước khi chúng được tạo ra.

Các nguyên tắc Dự toán chi phí
Dự toán chi phí bao gồm các nguyên tắc chính sau đây:

• Đầu tiên, dự toán chi phí được sử dụng để dự đoán số lượng, chi phí và giá cả của các nguồn lực cần thiết theo quy mô của dự án. Một dự án có thể là bất kỳ quy trình nào được bắt đầu để thực hiện các hoạt động công việc và/hoặc tạo tài sản. Độ chính xác của ước tính phụ thuộc nhiều vào mức độ xác định phạm vi dự án: khi thiết kế và các điều kiện của dự án được xác định rõ hơn, các giá trị ước tính cũng vậy. Hãy nghĩ đến 5 lớp ước tính của AACE đã chia sẻ ở trên.
• Thứ hai, dự toán chi phí là cần thiết để cung cấp cho những người ra quyết định các phương tiện để đưa ra quyết định đầu tư, lựa chọn giữa các phương án và thiết lập ngân sách trong giai đoạn đầu của dự án. Đối với điều này, các ước tính được thực hiện bởi các nhà cung cấp và nhà thầu cũng cần phải được khách hàng xác nhận. Trong các giai đoạn sau của dự án, dự toán ngân sách được sử dụng làm cơ sở để đánh giá hiệu suất của dự án.

Việc ước tính được thực hiện bằng cách chia nhỏ phạm vi tổng thể của dự án thành các phần có thể quản lý được, các nguồn lực có thể được chỉ định và chi phí. Có nhiều cách tiêu chuẩn hóa để chia nhỏ dự án, chẳng hạn như Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và Cấu trúc phân chia chi phí (CBS), nhưng tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm dự án và các bên bên ngoài, nhiều cấu trúc thường được triển khai để điều chỉnh việc báo cáo và chia sẻ dữ liệu chi phí.

Cuối cùng, ước tính chi phí không chỉ là một danh sách các chi phí. Nó cũng bao gồm một báo cáo Cơ sở Ước tính (BOE) chi tiết mô tả các giả định, bao gồm, loại trừ, độ chính xác và các khía cạnh khác cần thiết để diễn giải tổng chi phí dự án. Nếu không, nó sẽ là một con số vô nghĩa. BOE được yêu cầu thông báo ước tính cho các bên khác nhau tham gia vào quá trình ra quyết định nhưng cũng hữu ích trong thời gian kết thúc khi hiệu suất của dự án được so sánh với các dự án khác. Đây là phần quan trọng thường bị bỏ qua, cho phép bạn học hỏi từ kinh nghiệm và sai lầm của mình.

Mục tiêu của dự toán chi phí
– Dự toán chi phí là công cụ cung cấp những dấu hiệu cho nhà sản xuất thấy các dự án sắp thực hiện có kinh tế hay không.

– Cho phép các nhà sản xuất lựa chọn những phương án sản xuất khác nhau để đưa ra lựa chọn có hiệu quả kinh tế nhất.

– Cho phép các nhà sản xuất đưa ra được giá bán trước khi chúng được sản xuất thực tế.

– Giúp ích cho việc đưa ra quyết định tự sản xuất sản phẩm đó hay là mua sản phẩm đó từ công ty khác.

– Giúp nhà sản xuất mua sắm nguyên vật liệu, máy móc, chuẩn bị công nhân…

LỢI ÍCH CỦA VIỆC DỰ TOÁN CHI PHÍ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
Một số lợi ích liên quan đến việc dự toán chi phí chính xác GoSELL.vn đưa ra bao gồm:

• Lập kế hoạch chính xác hơn: Khi bạn có thể dự đoán chính xác những nhiệm vụ và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, bạn sẽ có thể lập lịch trình phân chia công việc một cách hiệu quả, phân công công việc cho nhân viên và tuân thủ các mốc thời gian dự kiến.
• Cải thiện tỷ suất lợi nhuận : Một số yếu tố (chẳng hạn như các sự kiện bất ngờ, phạm vi công việc kém và lạm phát) có thể khiến chi phí công việc tăng lên trong suốt vòng đời của công việc, điều này gây rủi ro cho việc hoàn thành công việc trong phạm vi ngân sách và đạt được mục tiêu lợi nhuận. Tính toán ước tính chính xác cho các chi phí dự kiến và bất ngờ và giúp bảo vệ lợi nhuận của bạn.
• Quản lý tài nguyên được cải thiện: Với cái nhìn sâu sắc hơn về các nhiệm vụ và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, bạn có thể đảm bảo mình có các kỹ năng cụ thể cần thiết để hoàn thành từng sản phẩm có thể giao được, xác định các khoảng trống về nguồn lực, thuê thêm người khi cần và tự tin đảm nhận các dự án mới.
• Mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn : Khi khách hàng hiểu ‘lý do’ đằng sau chi phí của dự án, họ có nhiều khả năng tin tưởng vào chuyên môn của bạn và mong đợi những thay đổi đối với ước tính chi phí khi dự án tiến triển, dẫn đến mối quan hệ làm việc tốt hơn.
• Tạo được thương hiệu: Khi các dự án được giao đúng thời hạn và ngân sách, bạn có khả năng tạo ra những khách hàng hài lòng, giành được công việc kinh doanh lặp lại và nhận được nhiều lượt giới thiệu hơn.

Tóm lại, việc dự toán chi phí là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp. Bằng cách lập dự toán chi phí đúng đắn và cân nhắc, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và tài chính một cách linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công trong tương lai.